Wenn Sie sich nun dem Plug-In zuwenden, werden Sie feststellen, dass einige Felder für Sie bereits vorausgefüllt sind. Sie können diese Einstellungen zum Teil übernehmen, müssen jedoch einige auch an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Sie können an den Anfang des Formulars einen Seiteninhalt platzieren, wenn Sie möchten. In diesem Seiteninhalt können Sie beschreiben, worum es bei der Aktion oder Kampagne geht. Wenn Sie einen Aufruf machen, können Sie auch diesen dort abbilden, damit die BesucherInnen wissen, was sie unterschreiben. Auf den Folgeseiten (Bestätigung, Fehlermeldungen) wird das Element nicht mehr dargestellt. Alternativ dazu können Sie auch ein Inhaltselement vor dem Plug-In platzieren.

Danach können Sie den Pflichtfeldern im Formular eigene Bezeichnungen geben. Vorname, Name und E-Mail werden in dem Formular immer abgefragt. Geben Sie auch Absendeschaltfläche einen individuellen Namen.

Das Kommentarfeld kann bis zu 64.000 Zeichen aufnehmen, wir empfehlen aber, eine Begrenzung von etwa 1.000 zu setzen, damit sich die TeilnehmerInnen kurz fassen müssen. Wenn Sie ein Gewinnspiel oder eine Verlosung durchführen, kann an dieser Stelle beispielsweise das Lösungswort eingetragen werden.

Danach können Sie diverse Zusatzfelder (Anrede, Titel, Strasse etc.) aktivieren, die Sie ebenfalls abfragen möchten. Jedes Mal wird sich das Formular geringfügig erweitern und Ihre weiteren Einstellungen entgegennehmen. Sie können immer bestimmen, ob diese Felder Pflichtfelder sein sollen und wie sie benannt sein sollen. Pflichtfelder müssen ausgefüllt werden, um das Formular abschicken zu können. Sind Sie nicht ausgefüllt, so werden Fehlermeldungen ausgegeben.

Wenn Sie möchten, können Sie Ihren TeilnehmerInnen einen Datei-Upload anbieten. So können sie Ihnen beispielsweise Bilder schicken. Erlaubt sind Dateien mit maximal 1 MB Größe und nur solche mit den Endungen *.doc, *.odt, *.pdf, *.rtf, *.jpg, *.png und *.gif. Nach jedem erfolgreichen Upload erhalten Sie eine E-Mail mit einem Link zur entsprechenden Datei an die Adresse, die Sie im Feld Mailempfänger für Dateiuploads hinterlegen. Diese Links sind nicht durch ein Passwort geschützt, aber so beschaffen, dass sie von Außenstehenden nicht geraten oder berechnet werden können und somit nicht offen zugänglich sind. Bitte achten Sie selbst darauf, diese Links nicht zu publizieren, wenn die Dateien nicht an die Öffentlichkeit gelangen sollen.

Ein Häkchen bei Feld für Newsletterabo anzeigen gibt den TeilnehmerInnen Ihrer Aktion / Kampagne die Möglichkeit, Ihr Interesse am Newsletter zu bekunden. Ein automatisches Eintragen erfolgt allerdings nicht. Sie müssen diese Informationen den gespeicherten Daten entnehmen und dann manuell in die Empfängerliste eintragen.

Nun füllen Sie in diesem Reiter noch die Felder für die Datenschutzerklärung und die Captcha-Abfrage aus.

Im Feld Version der Datenschutzerklärung können Sie die Version der Datenschutzerklärung hinterlegen, die Sie den TeilnehmerInnen anbieten, zum Beispiel als Datumsangabe oder Versionsnummer (beispielsweise DS01/2012). Diese Angabe wird in der Datenbank gespeichert. Sie können also später nachsehen, nach welcher Erklärung das Einsenden von Teilnehmerdaten erfolgte und wie Sie diese weiter verwenden dürfen.

Unter Link zur Datenschutzerklärung müssen Sie Ihre aktuelle Datenschutzerklärung verlinken. Voreingestellt ist eine an Aktionen der BGST angelehnte Datenschutzerklärung. Diese wird im Feld automatisch als [LINK] in der Erläuterung zur Datenschutzerklärung eingesetzt. Bitte lesen Sie dazu auch die Handreichung Online Campaigning auf www.bund.net/bund-intern/.

Hinweis: Datenschutz ist für das Online-Campaigning eines der zentralen Themen. Es ist gesetzlich vorgeschrieben, die NutzerInnen darüber aufzuklären, ob ihre Angaben gespeichert werden und zu welchen Zwecken sie verwendet werden. Sie benötigen dazu eine eigene Unterseite, um Hinweise für Datenverarbeitung und -schutz zu geben. In der Kopiervorlage im Ordner Plugin-Vorlagen ist eine solche Unterseite mit wesentlichen Inhalten bereits angelegt. Kopieren Sie sich diese gegebenenfalls und ergänzen / überarbeiten Sie diese gemäß Ihrer Online-Aktion. Die NutzerInnen sollten diese Angaben lesen. Deshalb ist diese Abfrage ein Pflichtfeld. Vergessen Sie bitte nicht im Feld Link zur Datenschutzerklärung zu Ihrer überarbeiteten Datenschutzerklärung zu verlinken.

Ein Captcha ist ein Sicherheitsmechanismus, der verhindern soll, dass Internet-Automaten Ihr Formular ausfüllen. Beim hier verwendeten Captcha müssen einige Zahlen aus einem Bild in das entsprechende Eingabefeld übertragen werden. So soll ausgeschlossen werden, dass Ihr Formular automatisch ausgefüllt und abgeschickt wird und somit Ihr Postfach binnen Sekunden lahmgelegt werden kann.

Im Feld Erläuterung zum Captcha können Sie zusätzlich eine grundsätzliche Widerspruchsklauseleinfügen. Diese ist aus datenschutzrechtlichen Gründen nötig. Sie weisen damit auf die wichtige Möglichkeit hin, dass NutzerInnen jederzeit ihre Angaben bei Ihnen löschen lassen können und dass Ihnen damit keine Kosten entstehen.

In diesem Reiter konfigurieren Sie die ausgehende Protest-, Teilnahme- oder Bestell-E-Mail und deren EmpfängerInnen. Sie müssen bei der Erstkonfiguration mindestens einen Empfänger (zum Beispiel sich selbst) angeben, damit das System mindestens Ihnen eine Benachrichtigung schicken kann. Nach erfolgreicher Konfiguration des gesamten Plug-Ins können Sie den Empfänger wieder entfernen, bedenken Sie aber, dass eine Benachrichtigung zum Teil von Vorteil sein kann. Maximal können Sie fünf Empfänger angeben, die Sie alle einzeln hinzufügen müssen.

Geben Sie die Anrede an. Diese kann später automatisch durch den Platzhalter ###EMPFAENGER_ANREDE### in die verschickte E-Mail eingesetzt werden. Geben Sie auch den Namen und die E-Mail-Adresse an. Auch diese können später durch Platzhalter automatisch eingefügt werden. Zu den Platzhaltern finden Sie weiter unten im Text Erklärungen.

Anschließend geben Sie den Betreff Ihrer Aktion / Kampagne an und verfassen die entsprechende E-Mail. Bei einer Protestmail-Aktion schreiben Sie hier Ihren Protest auf. Wenn es sich beispielsweise um ein Gewinnspiel von Ihnen handelt, schreiben Sie eine kurze Notiz, dass jemand die Teilnahme bestätigt hat.

Eine Protest-E-Mail besteht aus vier Bereichen: Anrede, eigentliche Nachricht (Protest), Verabschiedung, Abbinder. Sie können die verschiedenen Platzhalter verwenden, um die E-Mails zu personalisieren.

Abschließend können Sie noch einen Absender-Namen und eine Absender-E-Mail angeben, damit der Empfänger weiß, von wem die E-Mail stammt.

Die Protest- / Rücklauf-E-Mails werden normalerweise mit dem Namen der TeilnehmerInnen als Absenderangabe verschickt. Wenn Sie das nicht möchten, können Sie hier einen Namen (beispielsweise BUND Musterhausen) fest eintragen. Analog zum Namen können Sie hier auch eine E-Mail-Adresse fest konfigurieren. Unter dieser E-Mail-Adresse erhalten dann die Adressaten Post über Ihre Online-Aktion. So können Sie beispielsweise verhindern, dass EmpfängerInnen von Protestschreiben die Original-Absender-Adressen der Protestierenden erhalten. Dies wäre sowohl der Kampagne als auch dem Datenschutz abträglich.

Tipp: Tragen Sie hier nur eine E-Mail-Adresse ein (beispielsweise von Ihrem Landesverband oder Ihrer BUND-Gruppe) und lassen den Absender-Namen leer. Dann erscheint der Absendername des Teilnehmenden, aber die von Ihnen hinterlegte E-Mail-Adresse.

An dieser Stelle wird alles konfiguriert, was die E-Mail-Kommunikation mit den TeilnehmerInnen Ihrer Aktion / Kampagne betrifft.

Geben Sie zuerst einen Betreff für die Bestätigungs-E-Mail an. Jeder, der das Formular ausfüllt, erhält umgehend eine E-Mail mit der Aufforderung, die Teilnahme bzw. die Angaben zu bestätigen. In der E-Mail befindet sich ein entsprechender Link (###CONFIRM_URL###), der per Mausklick aktiviert werden muss. Mit diesem Verfahren, das auch Double Opt-In genannt wird, prüfen wir die Gültigkeit der E-Mail-Adresse und vermeiden Missbrauch soweit das möglich ist.

Im Feld Mailtext Klick-Bestätigung konfigurieren Sie den Inhalt der Bestätigungs-E-Mail. Sie können bzw. müssen verschiedene Platzhalter verwenden, damit jeder Teilnehmer eine entsprechend personalisierte E-Mail erhält. Eine Liste der zur Verfügung stehenden Platzhalter finden Sie weiter unten im Text. Auf jeden Fall müssen Sie den Platzhalter ###CONFIRM_URL### einfügen, damit die Teilnahme an der Aktion / Kampagne bestätigt werden kann. Erläutern Sie den TeilnehmerInnen hier gegebenenfalls noch einmal das Double Opt-In Verfahren und verweisen Sie noch einmal auf das Newsletter-Abo (falls angeboten), Missbrauchsklausel, Petitionstext etc.

Wenn Sie das Feld Mehrfachteilnahme erlauben aktivieren, kann dieselbe Person (identifiziert über die E-Mail-Adresse) mehrfach teilnehmen, sonst nicht. Bei politischen Protest- oder Unterschriftenaktionen empfehlen wir die Einfachteilnahme, also kein Häkchen an dieser Stelle.

Hinweis: Denken Sie bitte daran, dass es heutzutage sehr einfach ist, an kostenlose E-Mail-Adressen heranzukommen. Sie können daher einen Missbrauch Ihrer Kampagne damit nicht sicher vermeiden.

Die Felder Betreff Abo-Bestätigung und Mailtext Abo-Bestätigung dienen dazu, eine weitere E-Mail an den Teilnehmer zu verschicken, falls er den Newsletter abonniert hat. Nachdem er in der ersten E-Mail den Bestätigungslink angeklickt hat, erfolgt auf diese Weise die Bestätigung zum Newsletter-Abonnement.

Sie können hier Hinweise auf eine spätere Kündigungsmöglichkeit für das Newsletter-Abo geben oder die Frequenz Ihrer Newsletter angeben. Wie in den anderen E-Mails können Sie auch hier die Platzhalter einsetzen. Ein automatischer Eintrag in eine Empfängerliste findet, wie bereits erwähnt, nicht statt. In der Teilnehmerliste (siehe P-Tool-Export weiter unten im Text) haben alle diejenigen, die Ihren Newsletter erhalten möchten, in der Spalte Newsletter eine 1 stehen. Diese TeilnehmerInnen können Sie manuell in Ihren Newsletter-Verteiler aufnehmen.

Hinweis: Dokumentieren Sie diese E-Mail-Adressen gesondert, sodass Sie auf Anfrage jederzeit Auskunft geben können, wann / bei welcher Aktion Sie eine E-Mail-Adresse in Ihren Verteiler aufgenommen haben. Dies können Sie bei Direct Mail zum Beispiel über verschiedene Empfängerlisten regeln.

Geben Sie nun in den Feldern AbsenderIn Bestätigungsmail: Name / EMail den Namen Ihrer BUND-Gruppe Ihren Namen (BUND-Gruppe Musterhausen) sowie die entsprechende E-Mail-Adresse an. Diese werden als Absender-Angaben in der Teilnahme- / Newsletter-Abo-Bestätigungs-E-Mail benutzt. Tragen Sie hier niemals fremde Adressen ein. Im Falle von technischen Problemen oder bei Nachfragen wenden sich die AktionsteilnehmerInnen oftmals in direkter Antwort an diese Adressen.

Es steht Ihnen frei, eigene Meldungen für den Erfolg an der Teilnahme oder eine Fehlermeldung zu verfassen. Legen Sie dafür im Ordner Vorlagen zwei Seiten an. In der Kopiervorlage befinden sich solche Seiten bereits. Kopieren Sie sich diese gegebenenfalls. Es gibt zwei Platzhalter, die Sie in diesen Vorlagen einbauen können:

• ###ERFOLGMELDUNG### oder
  
• ###FEHLERMELDUNG###

Zusätzlich zu diesen können Sie nun einen eigenen Text verfassen.

Diese Meldungen werden bei der erfolgreichen Bestätigung der Teilnahme angezeigt. Wenn Sie hier nichts auswählen, wird ein fett formatierter grüner Text ausgegeben. Analog dazu wird die Fehlermeldung bei einer nicht erfolgreichen Bestätigung (Link verfallen, Datenbankfehler) angezeigt. Wenn Sie hier nichts auswählen, wird ein fett formatierter roter Text ausgegeben.

Im letzten Feld können Sie die Meldungen anpassen, die das System bei bestimmten Aktionen zurückgibt. Achten Sie dabei unbedingt auf die Form!

Jede Zeile beginnt mit einem vorgegebenen Namen für den Text, dann kommt ein Gleichheitszeichen, danach der Text. Zum Beispiel so:

• error_database_trylater = Beim Eintrag Ihrer Daten in die Datenbank ist ein Fehler aufgetreten. Bitte versuchen Sie es später erneut oder wenden sich an xxx@bund.net. Vielen Dank!
  

Die Vorlagentexte sind immer einzeilig, das heißt, Sie dürfen kein Enter einfügen. Wenn Sie die Vorlagentexte versehentlich gelöscht haben, können Sie sie aus der Beispielvorlage herauskopieren oder ein neues Plug-In Online-Aktion / Protestmail anlegen. Gehen Sie alle Meldungen mindestens einmal durch und nehmen Sie nur äußerst sorgfältig Änderungen vor. Liste aller Meldungen.