Mit dem Modul Direct Mail können Sie Ihren Newsletter verwalten. Legen Sie hier Empfängerlisten an und verschicken Sie Ihren Newsletter mit ein paar Klicks. In Kombination mit dem Plug-In Mailingliste An- oder Abmeldung schaffen Sie ein attraktives Angebot für Ihre BesucherInnen.

In diesem Modul stehen Ihnen vier Optionen zur Verfügung. Diese stellen wir Ihnen nun in der Reihenfolge vor, in der sie wichtig für Sie sind:

Die Option Konfiguration

Wenn Sie zum ersten Mal einen Newsletter versenden, prüfen Sie bitte zuvor die Konfiguration.

Klicken Sie dazu auf das Modul Direct Mail und dort auf die Option Konfiguration. Klicken Sie gegebenenfalls in der Navigationsübersicht auf Newsletter bcms***, damit sich die Detailansicht aktualisiert.

Dort sehen Sie nun zwei Optionen:

Standardwerte des Direct-Mail-Headers setzen sowie
Standardwerte des Formats von E-Mail-Inhalten setzen

Wählen Sie die obere aus. Sie haben jetzt die Möglichkeit, sechs Felder auszufüllen. Sie müssen auf jeden Fall Ihre Absenderadresse und Ihren Absendernamen angeben, da das System ansonsten Ihren Newsletter mit einer Beispieladresse verschickt.

: Option Konfiguration

Absender-E-Mail (Pflichtfeld) – hier tragen Sie Ihre Absenderadresse ein. Diese wird den Empfängern des Newsletters als Absender angezeigt.
Absender-Name (Pflichtfeld) – hier tragen Sie den Namen Ihrer Struktur ein, zum Beispiel BUND Musterhausen.
Antwort-E-Mail – tragen Sie hier die E-Mail-Adresse ein, an welche eventuell Antworten weitergeleitet werden sollen. Diese Angabe ist optional. Wenn Sie hier nichts angeben, werden Antworten an die Absender-Adresse geschickt.
Antwort-Name – tragen Sie hier den Namen Ihrer Struktur ein, der angezeigt wird, wenn jemand auf Ihren Newsletter antwortet. Wenn Sie hier nichts angeben, wird der Name verwendet, den Sie bei Absender-Name angegeben haben.
Retouradresse – tragen Sie hier die E-Mail-Adresse ein, an die Fehlermeldungen geschickt werden sollen, wenn Abonnenten Ihres Newsletters nicht erreichbar sind. Bitte achten Sie unbedingt darauf, dass jemand diese E-Mails liest und zeitnah bearbeitet.
Organisation – Sie können hier den Namen Ihrer Struktur eingeben, allerdings wird dieser von vielen E-Mail-Programmen nicht ausgegeben. Nutzen Sie am besten das Feld Absender-Name dafür.

Klicken Sie abschließend auf Konfiguration aktualisieren.

Die Option Empfängerliste

Um Newsletter zu verschicken beziehungsweise den BesucherInnen Ihrer Internetseite die Möglichkeit zu geben, sich für Ihren Newsletter einzutragen, müssen Sie zuerst eine Empfängerliste einrichten.

Klicken Sie dazu die Option Empfängerliste an und im Anschluss gegebenenfalls in der Navigationsübersicht auf Newsletter bcms***, damit sich die Detailansicht aktualisiert.

: Option Empfängerliste

Sie sehen dort mindestens eine Muster-Empfängerliste, die von uns als Beispiel angelegt wurde. Sie können diese entweder anpassen oder Sie erstellen sich eine neue Empfängerliste, indem Sie auf Neue Versandgruppe erstellen klicken.

Wählen Sie den Typ der Liste aus. Ihnen stehen zwei Optionen zur Verfügung:

Normale Liste und
Andere Empfängerliste

Eine Andere Empfängerliste kann mehrere Normale Listen zusammenfassen. Wählen Sie den Typ Normale Liste und tragen Sie einen Titel ein, zum Beispiel Empfänger Newsletter Musterhausen.

Optional können Sie eine Beschreibung hinzufügen, was sich empfiehlt, wenn Sie mehrere Newsletter zu verschiedenen Themen anbieten möchten.

Überlegen Sie sich, welches Listenformat Sie verwenden möchten. Sie können sich zwischen zwei Arten entscheiden:

Nur E-Mail (Trennung der E-Mails durch Leerzeichen/Kommata/Zeilenumbruch)
Name und E-Mail (CSV [name],[email])

Wenn Sie das CSV-Format wählen, können Sie personalisierte Newsletter verschicken, in denen Sie den Abonnenten direkt mit Namen ansprechen können. Mehr dazu lesen Sie bitte bei Newsletter erstellen nach. Beachten Sie, dass Sie das Format nachträglich nicht mehr ändern können, ohne alle Einträge manuell bearbeiten zu müssen.

Sie können der Empfängerliste manuell Adressen hinzufügen, indem Sie diese im Feld Empfänger eintragen. Achten Sie dabei auf das korrekte Listenformat.

: Normale Liste
(zum Vergrößern anklicken)

: Andere Empfängerliste
(zum Vergrößern anklicken)

Die Option Direct Mail

Um Ihren Newsletter zu versenden, wählen Sie die Option Direct Mail aus. Diese führt Sie zu einem Assistenten, der es Ihnen ermöglicht, in vier einfachen Schritten Ihren Newsletter abzuschicken.

Bleiben Sie bei Interne Seite und wählen Sie den Newsletter aus, den Sie verschicken möchten. Sollte dieser hier nicht auftauchen, könnte es sein, dass er noch deaktiviert ist. Korrigieren Sie dies gegebenenfalls (siehe Newsletter erstellen, Grundgerüst erstellen).

Durch Anklicken des Newsletters, der verschickt werden soll, kommen Sie automatisch zu Schritt 2.

Hier werden Ihnen alle wichtigen Angaben zu Ihrem Newsletter angezeigt. Überprüfen Sie diese und korrigieren Sie sie, falls nötig. Klicken Sie im Anschluss auf Weiter.

Im dritten Schritt bietet Ihnen Direct Mail die Möglichkeit, einen Testversand durchzuführen. Geben Sie dafür eine E-Mail-Adresse an und klicken Sie auf Senden. Bitte beachten Sie, dass der Platzhalter bei personalisierten Newslettern beim Testversand nicht ersetzt wird. Benutzen Sie hierfür zum Beispiel eine Test-Empfängerliste mit nur einem Empfänger und testen Sie im Schritt 4. Wenn Ihnen das Ergebnis zusagt, klicken Sie auf Weiter. Andernfalls überarbeiten Sie Ihren Newsletter.

Im letzten Schritt wählen Sie die Empfängerliste aus, an die Ihr Newsletter verschickt werden soll. Sie können hier ebenfalls angeben, wann Ihr Newsletter verschickt werden soll, den Versand also terminieren. Klicken Sie abschließend auf An alle Empfänger der Versandgruppe versenden.

: Schritt 1
(zum Vergrößern anklicken)

: Schritt 2
(zum Vergrößern anklicken)

: Schritt 3
(zum Vergrößern anklicken)

: Schritt 4
(zum Vergrößern anklicken)

Die Option Versandstatus

Mit dieser Option können Sie den Versandstatus Ihres Newsletter einsehen. Klicken Sie gegebenenfalls in der Navigationsübersicht auf Newsletter bcms***, damit sich die Detailansicht aktualisiert.

Sie sehen den Status von Cronjob und darunter eine Liste mit den Newslettern, die Sie verschickt haben, gerade verschicken oder noch verschicken wollen.

Cronjob ist eine Art Zeitschaltuhr und wird in etwa alle zwei Minuten ausgeführt. Sie verschickt Ihre Newsletter in kleinen Gruppen, um das System nicht zu sehr zu beanspruchen.

Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Cronjob Ihren Newsletter nicht angestoßen hat. Der Newsletter-Versand läuft nach dem Prinzip First Come, First Served und funktioniert demnach wie eine Warteschlange an der Kasse. Der Versand eines anderen Newsletters läuft also derzeit und wird abgearbeitet. Das kann unter Umständen recht lange dauern und ist abhängig von der Anzahl der Empfänger.

Sie können die Seite aktualisieren, indem Sie erneut die Option Versandstatus in der Modulleiste anklicken.

: Option Versandstatus

Das Modul Direct Mail

Die Option Konfiguration

Die Option Empfängerliste

Die Option Direct Mail

Die Option Versandstatus